第一章  总  则 

　　第一条  为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号）和《中国科学院公共事务管理标准》（2006），结合我所实际情况，制定本办法。 

　　第二条  公文管理工作由主管综合办公室的所级领导直接负责，指导、监督全所的公文管理工作；综合办公室文书档案主管具体负责所级公文的管理工作，为全所收发文的统一进出口，负责贯彻落实公文处理制度的要求，并指导全所的公文处理工作。 

　　第三条  中国科学院深海科学与工程研究所（以下简称“深海所”）公文是我所实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及中国科学院方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 

　　第四条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（预立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

　　第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确、规范、精简、高效、安全保密的原则。 

　　第六条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及院、所有关保密规定，确保国家和院、所秘密的安全。 

　　第七条   所属各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。 

　　第八条  综合办公室是我所公文处理的管理机构，主管并负责指导研究所的公文处理工作。 

　　第二章  公文种类 

　　第九条  研究所公文种类主要有∶ 

　　（一）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 

　　（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 

　　（三）通知。适用于转发中国科学院、广州分院上级机关和不相隶属机关的公文，发布所内规章制度，传达要求所属各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免和聘用职工。 

　　（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 

　　（五）报告。适用于向中国科学院、广州分院等上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复询问。 

　　（六）请示。适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。 

　　（七）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。例如：深海所与院内其它研究所、深海所与海南省、三亚市地方部门之间的公文来往。 

　　（八）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。 

　　第三章  公文格式 

　　第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 

　　（四）发文机关标志。我所发文机关标志为 “中国科学院深海科学与工程研究所文件”，（由全称或者规范化简称加 “文件”二字组成）。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 

　　上行文的发文机关代字为：“深海所字”。平下行文的发文机关代字为：深海党字（主要用于党群类业务）；“深海办字”（主要用于办公室业务）；“深海科字”（主要用于科研及科研管理业务）；“深海人字”（主要用于人事、教育业务）；“深海财字”（主要用于财务部门的业务）；“深海基字”（主要用于基建部门的业务）；“深海纪字”（主要用于纪检监察业务）。“深海纪要”（主要用于普法性的规章制度、所层面的相关工作事宜）；“函”的发文对象是平级和不相隶属机关,用于通知会议，机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等，发文字号为“深海函字”。 

　　（六）签发人。上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。签发人一般由所长签发，经所长授权的分管所领导也可以代为签发。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 

　　（七）标题。由发文机关名称（中国科学院深海科学与工程研究所）、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 

　　（八） 主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。 

　　（十一）发文机关署名。深海所署名为“中国科学院深海科学与工程研究所”。 

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。  

　　（十三）印章。公文中发文机关署名应当加盖发文机关印章，印章须与署名机关相符。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，应当加括号标注。  

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。  

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。  

　　（十八）页码。公文页数顺序号。 

　　第十一条  根据《党政机关公文格式》制定我所的公文的版式（见附件1）。 

　　第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。 

　　第十三条  公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 

　　第四章  行文规则 

　　第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡属行政口的，以“中国科学院深海科学与工程研究所”的行政名义行文；凡属党口的，以“中共中国科学院深海科学与工程研究所党委”名义行文。 

　　第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。  

　　第十六条  向中国科学院党组、中国科学院或广州分院请示、报告和联系工作，呈报全所性的规划、计划、总结或其他重大问题，传达所行政班子或所党委的决定、工作部署、重要通知、通报，下达长远规划、年度计划、重要基建计划、重要外事活动和计划，颁发重要条例和规章制度，向所属单位发布通知，干部任免，以及同所外有关系的同级机构联系，商谈工作等，均应当以所名义或所党委名义行文；所属各部门不得以部门名义对外行文，如需行文须通过综合办公室以所名义行文；但可以以部门文件的形式（加盖部门公章）与其它研究所的业务部门开展日常业务沟通、商洽工作。 

　　第十七条  所党委与同级党组织可以联合行文；本所与同级机关、人民团体、事业单位可以联合行文；联合行文应当明确主办单位。非同类型机构不能联合行文。 

　　第十八条  向院党组、院请示和报告工作，向有业务指导的院属机关行文，应当以所党委或所的名义行文；与国务院各部门、各省（市、自治区）党委和政府的有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题、请求审批事项，一般以函的形式。 

　　第十九条  请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 

　　第二十条  除院领导直接交办的事项外，不得以单位名义向院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 

　　第二十一条  向两个及以上的上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复、处理请示事项，必要时抄送另一个上级机关。 

　　第五章  公文拟制 

　　第二十二条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 

　　第二十三条  公文起草应当做到： 

　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。 

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 

　　（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 

　　（四）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 

　　（五）文种正确，格式规范。 

　　（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 

　　（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ｌ．”，第四层为“（１）”。 

　　（八）应当使用国家法定计量单位。 

　　（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 

　　（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 

　　第二十四条  拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动协商，与有关部门取得一致意见后方可行文。 

　　第二十五条  发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 

　　第二十六条  公文文稿签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：  

　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。  

　　（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。  

　　（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。  

　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。  

　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。  

　　第二十七条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。  

　　第二十八条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。 

　　第六章  公文办理 

　　第二十九条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 

　　第三十条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。 

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。 

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。  

　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门分管领导批示，由分管领导呈所长批示。根据批示转呈有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。文书管理员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。  

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根 

　　据需要告知相关单位。 

　　第三十一条  收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室提出拟办意见送领导批示后办理。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 

　　一般公文应在收到公文后两周内处理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合办公室，并说明理由。对有领导批示需要办理的公文，应及时将办理情况向领导反馈。 

　　第三十二条  除办公室外的其它职能部门收到外单位公文后应及时交给办公室进行登记。 

　　第三十三条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。 

　　第三十四条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期，纸质公文审批人圈阅视为同意。 

　　第三十五条  发文办理流程是：拟稿人拟稿、部门负责人审核、文书管理员审核、办公室主任审核、所领导签发（必要时会签）、办公室复核（用印）、拟稿人复审。办公室审核（文书管理员审核、办公室主任审核）是必经环节，对研究所发文总体把关。 

　　（一）复核。公文正式印制前，经所领导签批的公文，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、文种是否正确、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当报原签批人复审。 

　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。  

　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。 

　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量（纸质公文）进行检查后分发。 

　　第三十六条  涉密公文应当在符合保密要求的场所印制，通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，或通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。  

　　第三十七条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《中国科学院文书档案建档规范》和我所有关档案规定，及时整理（预立卷），在规定时间内归档。个人不得保存应当归档的公文。 

　　第三十八条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（预立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 

　　第三十九条  联合办理的公文，原件由主办单位整理（预立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 

　　第四十条  本单位负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理（预立卷）、归档。 

　　第四十一条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 

　　第四十二条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 

　　第七章  公文管理 

　　第四十三条  深海所公文由综合办公室专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。 

　　第四十四条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 

　　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。 

　　第四十五条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。 

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。 

　　第四十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确因工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。 

　　第四十七条  复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。  

　　第四十八条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 

　　第四十九条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。  

　　第五十条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文（含密码电报）必须严格按照有关规定履行审批登记手续，销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。 

　　第五十一条  工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 

　　第八章  附  则 

　　第五十二条  外事方面的公文，依照外事主管部门有关规定处理。“三亚深海科学与工程研究所”公文处理参照本办法执行。 

　　第五十三条  深海所对公文贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。 

　　第五十四条  本办法自印发之日起施行，由综合办公室负责解释。